KEP hesabını kullanan çalışan ayrıldığında, yalnızca şifreyi değiştirmekle yetinmeyin. Sağlayıcıdaki işlem yetkisi, bildirim bilgileri, işletme içindeki açık dosyalar ve kayıt erişimi birlikte gözden geçirilmelidir. Tüzel kişi, işlem yetkilisi değişikliğini ilgili sağlayıcı süreciyle yürütür. İşlem yetkilisi değişikliği düzenlemesi

Açık işleri kişiyle birlikte kaybetmeyin

Ayrılış öncesi veya sonrasında mevcut iş listesini çıkarın. Hangi iletiler değerlendirme bekliyor, hangi gönderiler takip ediliyor, hangi destek kaydı açık? Bu bilgiler kurumsal iş dosyasında bulunmalı; yalnızca çalışanın kişisel notunda kalmamalıdır.

İleti ve delil kayıtlarını sağlayıcının uygun yöntemiyle koruyun. İş devri için geçmiş işlemleri silmeyin veya eski kayıtlardaki gönderen bilgisini yeni çalışanın adıyla değiştirmeyin. Geçmiş kayıt ile yeni görev düzeni farklı dönemlere aittir.

Sağlayıcı kaydı ile iç erişimi birlikte güncelleyin

Yeni işlem yetkilisinin tanımlanması ve eski yetkinin kaldırılması için gereken belgeleri öğrenin. İşlemi sadece ekip içinde e-posta atarak tamamlanmış saymayın. Sağlayıcı ekranı veya doğrulanmış işlem sonucu üzerinden değişikliği kontrol edin.

Arşiv klasörü, bildirim telefonu, destek iletişim adresi ve iç takip tablosu da gözden geçirilmelidir. Hesapta yetkisi kaldırılan kişinin ortak dosya bağlantıları üzerinden içeriklere erişebilmesi mümkündür; erişim yönetimini tek sisteme indirgemeyin. Veri güvenliği yükümlülükleri açıklaması, teknik ve idari tedbirlerin birlikte ele alınmasını destekler.

Devir için kontrol listesi

  • Eski kullanım yetkisi sağlayıcı sürecinde ele alındı mı?
  • Yeni sorumlunun kimlik ve yetkisi doğrulandı mı?
  • Bildirim iletişim bilgileri güncellendi mi?
  • Açık iş dosyaları yeni sorumluya aktarıldı mı?
  • İç arşiv ve destek kayıtlarının erişimi düzenlendi mi?
  • Yeni yetkili hesabın uygun işlemlerine erişebiliyor mu?

Yeni çalışanın erişim testinde gerçek bir muhataba gereksiz ileti göndermeyin. Sağlayıcının uygun kontrol yöntemini kullanın. Kişisel e-imza cihazı veya PIN’i eski çalışandan yeni çalışana devredilmez.

Görev değişikliği de aynı dikkatle ele alınmalı

Çalışan şirketten ayrılmasa bile başka bir göreve geçmiş olabilir. KEP takibi artık işi değilse erişim ve sorumlulukları yeniden değerlendirin. Ekipte kıdemli olmak, her kayda süresiz erişim ihtiyacını göstermez.

Eski yetkili yokken değişiklik yapılabilir mi?

Gerekli temsil ve işlem koşullarını sağlayıcıdan öğrenin. Doğrulanmamış bir yöntemle eski kişinin hesabını kullanmaya çalışmayın.

Parola değişikliği bütün yetkileri kaldırır mı?

Yetkilendirme modeli ayrı olabilir. Hesap ve bağlı erişimleri sağlayıcı üzerinden kontrol edin.

Kurumsal hazırlık için başvuru rehberine, yeni hesap ihtiyacı için KEP seçeneklerine geçin.