KEP kullanımının işletmenizdeki maliyetini ölçmek için yalnızca hesap ücretine bakmayın. Belge hazırlama, gönderim, takip, arşiv ve destek için harcanan zamanı da kaydedin. KEP kullanıldığı için belirli oranda tasarruf sağlandığını veri olmadan söylemeyin.

Ölçeceğiniz işi dar tanımlayın

“Yazışma süresi” çok geniş bir başlıktır. Bunun yerine aynı tür işlemi seçin: örneğin bir tedarik belgesinin hazırlanmasından kaydının dosyalanmasına kadar geçen aktif çalışma süresi. Bekleme süresi ile personelin fiilen çalıştığı süreyi ayrı tutun.

KEP’in genel kullanım amaçları arasında belge ve yazışma süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesi bulunur. Genel hizmet açıklaması, bu çerçeveyi anlatır. Ancak kendi işletmenizdeki kazancı görmek için örnek işlem verisine ihtiyaç vardır.

Küçük bir ölçüm tablosu oluşturun

  • İşlem türü ve dosya referansı.
  • Belge hazırlama için aktif dakika.
  • Gönderim ve durum kontrolü için aktif dakika.
  • Arşivleme için aktif dakika.
  • Yeniden işlem veya destek için aktif dakika.
  • İlgili hizmet ve ek kullanım gideri.

İlk kurulum dönemini normal kullanım döneminden ayırın. Yeni bir uygulamaya alışmak için harcanan zamanın her ay tekrar edeceğini varsaymak da, hiç maliyet olmadığı gibi göstermek de doğru değildir.

Örnek hesabı gerçek sonuç diye sunmayın

Tamamen varsayımsal bir örnekte ayda 12 benzer işlem yapıldığını düşünelim. Bir düzenle işlem başına 8 dakika, başka bir düzenle 5 dakika aktif çalışma ölçülmüşse toplam süreler 96 ve 60 dakikadır. Aradaki fark 36 dakikadır. Bu sayılar Hemen KEP müşterilerine ait sonuç veya garanti değildir; hesabın nasıl kurulacağını gösterir.

Süre farkını maliyete çevirmek için işletmenizin uygun personel maliyetini ve işin diğer giderlerini kullanabilirsiniz. Sadece dakika farkından sonuç çıkarmadan hizmet bedelini, ek kapasiteyi ve hata düzeltme yükünü de değerlendirin.

Sonucu süreç iyileştirmesine bağlayın

En çok zaman yanlış belge sürümünü bulmaya gidiyorsa çözüm sadece yeni paket almak olmayabilir. Dosya düzeni ve onay akışı geliştirilmelidir. En çok zaman durum takibine gidiyorsa sorumluluk ve kayıt tablosu sadeleştirilebilir.

Her değişiklikten sonra aynı işlem türünü yeniden ölçün. Farklı belgeleri karşılaştırarak üstünlük iddiası kurmayın. Gözlenen sonucu işlem sayısı ve dönemle birlikte kaydedin.

KEP her işletmede aynı tasarrufu sağlar mı?

İşlem türü ve mevcut düzen farklı olduğu için aynı sonuç varsayılamaz. Kendi verinizle değerlendirin.

Sadece hesap ücretini karşılaştırmak yeterli mi?

Toplam iş akışı maliyetini görmek için ek hizmetler ve aktif çalışma süresi de ele alınmalıdır.

Kullanım ihtiyacınızın kapsamını KEP paket seçeneklerinden değerlendirin. İşlem hazırlığı için başvuru rehberini inceleyin.