İşletmenizde KEP kayıtlarını düzenlerken yalnızca “indirilenler” klasörüne güvenmeyin. İleti, ekler ve ilgili deliller aynı iş dosyasında bulunabilir olmalı; erişim yetkisi ve saklama kararı açıkça belirlenmelidir. Sağlayıcıdaki kayıt hizmeti, işletmenin kendi belge düzenini otomatik oluşturmaz.

Klasörü işlemle ilişkilendirin

Yıl, işlem türü ve iş referansı üzerinden sade bir düzen kurabilirsiniz. Örnek yapı “2026 / tedarik / dosya-015” olabilir. Müşteri veya çalışanın özel bilgilerinin klasör adında gereksiz yere görünmesini önleyin. Ayrıntılı kimlik bilgilerini arşiv yoluna taşımak erişim sınırını zayıflatabilir.

Asıl dosyalar için ayrı bir bölüm kullanın. Okuma amacıyla hazırlanan çıktıları veya iç değerlendirme notlarını aynı isimle asıl kaydın üzerine yazmayın. Belgenin gönderilmiş sürümü ile daha sonra düzenlenmiş çalışma sürümü ayırt edilebilsin.

Erişim herkese açık olmamalı

Dosyaya ihtiyaç duyan kişileri iş görevi üzerinden belirleyin. “Şirket ortak klasörü” içinde bulunması herkesin okumasının gerekli olduğu anlamına gelmez. Kişisel veri işleme faaliyetinde kapsamın amaçla sınırlı ve ölçülü tutulması gerekir. Veri işleme ilkelerine ilişkin açıklama

Paylaşım bağlantılarının kimlere açık olduğunu kontrol edin. Bir bağlantı iş arkadaşına gönderilmiş olsa bile “bağlantıyı bilen herkes” erişimi seçilmiş olabilir. Özellikle kişi bilgisi veya sözleşme içeren dosyalarda erişim sınırını ayrı doğrulayın.

Yedeğin gerçekten kullanılabildiğini kontrol edin

Yedek kopya oluşturmak kadar geri erişebilmek de önemlidir. Belirlediğiniz aralıklarla örnek bir iş dosyasını açın; ileti, ek ve delil parçalarının birlikte bulunduğunu kontrol edin. Yedekleme sonucunda hata görünüyorsa bunu kayıt altına alın ve düzeltin.

Bu kontrol dosyaların hukuki yeterliliğini tek başına kanıtlamaz. Operasyon açısından kaydın eksiksiz ve erişilebilir olup olmadığını sınar. Doğrulama gereken elektronik kayıtlar için uygun araç ve süreç ayrıca kullanılır.

Saklama kararını rastgele vermeyin

Tek bir süreyi bütün belgeler için uygulamayın. İşlemin niteliği, işletmenize uygulanacak kurallar ve gereklilikler birlikte değerlendirilmelidir. Saklama planında sorumlu, gerekçe ve gözden geçirme tarihi bulunsun. Hesap kapatılması da bütün kayıtların hemen silinmesi anlamına gelmez.

Sağlayıcı arşivi varsa işletme klasörü gereksiz mi?

Hayır; işletmenin belgeyi ilgili iş dosyasıyla eşleştirmesi ve yetkili erişimi düzenlemesi ayrı bir ihtiyaçtır.

Her kaydı süresiz tutmak daha iyi mi?

Saklama gerekçesi ve uygulanacak yükümlülükler değerlendirilmelidir. Gereksiz veri birikimi otomatik olarak daha iyi arşiv oluşturmaz.

Temel hesap bilgileri için SSS sayfasına, hesap ihtiyacınız için KEP seçeneklerine geçebilirsiniz.