KEP gönderisini belgelemek için yalnızca durum ekranının görüntüsünü saklamakla yetinmeyin. Sağlayıcınızın sunduğu ileti ve delil dışa aktarımını kullanın; indirdiğiniz dosyaların aynı gönderiye ait olduğunu kontrol edin. Teknik delil kayıtlarında iletiyi eşleştirmeye yarayan bilgiler bulunur. Delil yapısı ve ileti kimliği kaynağı

Önce hangi gönderiyi kaydettiğinizi belirleyin

Konu başlığı, tarih ve alıcı bilgisiyle ilgili işlemi bulun. Benzer başlıkla birden fazla gönderim varsa ileti kimliğini karşılaştırın. Aynı gün gönderilmiş iki belgenin durum kayıtlarını birbirine karıştırmamak için bu eşleştirme önemlidir.

İndirilen dosyaların kapsamını sağlayıcının yardım sayfasından öğrenin. Tek bir indirme bütün ekleri ve delilleri kapsayabilir veya ayrı işlemler gerekebilir. Menüdeki “indir” ifadesini bütün kayıtlar dışa aktarıldı şeklinde yorumlamayın.

İş dosyasında hangi parçalar bulunmalı?

  • Gönderilen veya alınan asıl ileti.
  • İletiye ait ek belgeler.
  • Mevcut ilgili delil dosyaları.
  • İleti kimliği ve iş dosyası arasındaki eşleştirme notu.
  • Dışa aktarımın yapıldığı tarih ve kontrol eden kişi.

Bu liste operasyon için önerilen bir düzen sağlar. Her sağlayıcının dosya türünün veya paketleme biçiminin aynı olduğunu iddia etmez. Erişemediğiniz bir parça varsa o eksikliği not edin; yeni bir dosya üretip asıl delil gibi adlandırmayın.

Dosyanın içeriğini dönüştürmeyin

Delili daha rahat okumak için oluşturulan çıktı, asıl elektronik dosyanın yerine geçmez. Asıl dosyayı değiştirmeden koruyun; görüntülenebilir kopyayı ayrı saklayın. Uzantıyı değiştirmek, içeriği metin belgesine yapıştırmak veya kaydı PDF’ye çevirmek doğrulama özelliklerini koruduğunu kanıtlamaz.

Ekran görüntüsü arayüzdeki durumu anlatmak için destekleyici olabilir. Ancak kırpılmış görüntü, ileti kimliğini veya bağlantılı kayıtları göstermeyebilir. Ekrandaki görünüm ile sistemin imzalı kaydını aynı belge olarak sunmayın.

İndirme tamamlanınca küçük bir kontrol yapın

Dosyalar açılıyor mu, beklenen ekler var mı, işlem kimliği doğru mu? Sağlayıcı doğrulama aracı sunuyorsa uygun yöntemle kontrol edin. Sadece dosyanın bilgisayarda bulunması, doğrulama işleminin tamamlandığı anlamına gelmez.

Yazdırılmış delil elektronik aslın yerini tutar mı?

Okuma ve iş takibi için kullanılabilir; asıl elektronik kaydı koruma ihtiyacını ortadan kaldırdığı varsayılmamalıdır.

Bir dosya eksikse nasıl destek istemeliyim?

İleti kimliği, tarih ve eksik kayıt türünü belirtin. Gereksiz özel içerikleri ve giriş bilgilerini paylaşmayın.

Hesap kullanımını SSS rehberinden inceleyebilir, yeni hesap için KEP seçeneklerine geçebilirsiniz.