KEP gönderiminde kabul, teslim ve okundu kayıtları aynı aşamayı göstermez. İşlem sonucunu yorumlarken sağlayıcının durum açıklamasını ve ilgili delili birlikte inceleyin. Teknik düzenlemede farklı aşamalar için ayrı delil türleri tanımlanır. KEP delil türlerine ilişkin teknik kaynak

Önce hangi olayın kaydedildiğini okuyun

İletinin gönderim için kabul edilmiş olması ile alıcıya teslim kaydının oluşması farklıdır. Ekranda görülen kısa bir “başarılı” ifadesinin neye karşılık geldiğini sağlayıcının kılavuzundan öğrenin. Bir aşamanın tamamlanması, sonraki bütün aşamaların tamamlandığını otomatik göstermez.

Gönderiyi takip ederken konu başlığına tek başına güvenmeyin. Aynı konuda birden fazla ileti veya düzeltme bulunabilir. İleti kimliği, işlem zamanı ve muhatap bilgisi üzerinden doğru kaydı eşleştirin.

Okundu kaydını insan davranışıyla özdeşleştirmeyin

“Okundu” durumunu, bir kişinin belgeyi ayrıntılı inceleyip kabul ettiği anlamında kullanmayın. Sistemdeki durum kaydı ile belgenin içeriğine verilen ticari veya hukuki yanıt farklı konulardır. Ayrıca hesap kontrolüne ilişkin düzenlemede erişilmemesi halinde sonuç doğuran hükümler bulunur. Hesap kontrolü düzenlemesi

Bu nedenle “henüz açılmamış görünüyor, hiçbir sonuç doğmaz” çıkarımı güvenli değildir. Süreye bağlı bir işlemde kayıt türü ve uygulanacak düzenleme birlikte incelenmeli; sadece kullanıcı arayüzündeki simgeyle karar verilmemelidir.

Takip tablonuzu olay bazında kurun

  • İleti kimliği ve ilgili iş dosyası.
  • Gönderim kabul veya hata durumu.
  • Teslim veya teslim edilememe kaydı.
  • Varsa okuma ya da diğer durum kaydı.
  • Sonraki işlemi takip edecek sorumlu.

Her alanı bir anda doldurmaya çalışmayın. Henüz oluşmayan kayıt için “yok” yerine “henüz görülmedi” gibi gerçek durumu yansıtan not kullanın. Hata varsa tekrarlamadan önce hangi aşamada oluştuğunu öğrenin.

Aynı iletiyi yeniden gönderirken dikkat edin

İlk gönderinin sonucunu bilmeden yeniden gönderim yapmak iki ayrı kayıt oluşturabilir. Düzeltme veya tekrar gerekiyorsa hangi belge sürümünün hangi iletide bulunduğunu açıkça kaydedin. Eski gönderinin durumunu yeni gönderinin sonucuyla değiştirmeyin.

Teslim edildi kaydı belgenin kabul edildiğini gösterir mi?

Teslim olayı ile içerik kabulü farklıdır. Muhatabın yanıtını ve işlemin koşullarını ayrıca değerlendirin.

Durum ekranının görüntüsü yeterli mi?

Takip için yardımcı olabilir; ilgili ileti ve delil dosyalarının yerini otomatik olarak tutmaz.

Yeni hesap ihtiyacınızı KEP paket seçimiyle değerlendirin. Temel kullanım soruları için KEP SSS sayfasını inceleyin.