İlk KEP gönderiminden önce yalnızca iletinin metnini kontrol etmeyin. Hesap sahibinin doğru olması, muhatap adresinin doğrulanması, uygun belge sürümünün eklenmesi ve gönderim koşullarının karşılanması birlikte değerlendirilmelidir. Gönder tuşuna basmak, takip işinin tamamlandığını göstermez.
Gönderimi son dakikaya bırakmayın
Hesabınıza giriş, e-imza kullanım ortamı ve gönderim ekranına erişim kontrollerini önceden yapın. Son gün yaşanan teknik bir sorun için hızlı çözüm garantisi yoktur. Hesap erişiminin çalışması ile gönderim işleminin tamamlanabilmesi aynı kontrol değildir.
Şirket hesabında kişisel hesabınıza giriş yapmadığınızdan emin olun. Gönderimin hangi hesap sahibi adına yürüdüğü, belge üzerindeki muhatap kadar önemlidir. Kurumsal kullanım yetkisinin uygun olması gerekir. Hesap kullanımı düzenlemesi
Gönder düğmesinden önce yedi kontrol
- Doğru KEP hesabında mıyım?
- Alıcı adresini güncel kaynaktan doğruladım mı?
- İşlem bu kanaldan kabul ediliyor mu?
- Metindeki konu ve belge referansı anlaşılır mı?
- Doğru dosya ve son onaylı sürüm ekli mi?
- İmza ortamı, kapasite ve gönderim hakkı uygun mu?
- Gönderim sonucunu kim takip edecek?
Alıcı adresini elle yazdıysanız karakterleri ve adresin tamamını yeniden kontrol edin. Otomatik doldurma varsa önceki kaydın güncelliğini değerlendirin. Benzer şirket adları veya aynı kişinin farklı görevlerdeki adresleri kolayca karışabilir.
Metin ile eki birbirine bağlayın
İleti metninde ekin ne olduğunu ve kaç dosya bulunduğunu açıkça yazın. “Ekli belge” ifadesi yerine belgenin konusu ve sürümünü belirtmek iç takibi kolaylaştırır. Belge üzerinde tarih veya referans numarası varsa metindeki karşılığıyla tutarlı olmalıdır.
Örnek bir iş akışında belgeyi hazırlayan kişi son sürümü onaylar, gönderimi yapan yetkili de ekrandaki dosya adını ve dosyayı açarak içeriği kontrol eder. Aynı kişinin iki görevi yapması bu son kontrolü gereksiz kılmaz.
İşlemden sonra kaydı kapatmayın
İletiyi ve oluşan durum kayıtlarını takip edin. Tekrar gönderim gerekiyorsa önce ilk denemenin sonucunu öğrenin. Böylece aynı belgeyi farklı sürümlerle art arda gönderme riskini azaltırsınız.
Deneme için gerçek muhataba boş ileti göndermeli miyim?
Gereksiz gerçek işlem oluşturmayın. Sağlayıcının uygun test veya yardım yöntemini öğrenin; gerçek gönderimi amacına uygun içerikle yapın.
İleti listede göründüyse süreç tamamlandı mı?
Yalnızca listede görünmesine dayanmayın. İlgili gönderim ve teslim durumlarını ayrıca kontrol edin.
Hesap hazırlığınız tamamlanmadıysa başvuru rehberine dönün. Yeni hesap ihtiyacı için KEP seçeneklerini inceleyin.