KEP iletisini yanlış adrese gönderdiğinizi fark ettiğinizde, geri alınabildiğini varsaymadan önce işlem durumunu kontrol edin. İleti kimliğini, muhatabı ve oluşan kayıtları koruyun. İçerikte kişisel veya ticari hassas bilgi varsa işletmenizdeki ilgili sorumluyu gecikmeden haberdar edin.
İlk iş yeniden gönderim yapmak olmasın
Önce hangi dosyanın hangi adrese iletildiğini belirleyin. Benzer isimli bir kayıt mı seçildi, adresin bir karakteri mi yanlış, yoksa doğru adrese yanlış belge mi eklendi? Bu sorular sorunun kapsamını ortaya çıkarır.
Gönderim kabulü ile teslim durumunu ayırın. Teknik sistem farklı aşamaları kaydeder; yalnızca kendi ekranınızda iletinin bulunmasına dayanarak alıcıya ulaşmadığını kabul etmeyin. Delil aşamalarına ilişkin kaynak
Olayı kısa ve gerçek bir kayıtla açıklayın
- Gönderimin tarihi ve ileti kimliği.
- Kullanılan alıcı adresi.
- İletilen dosya veya içerik kategorisi.
- Görülen gönderim ve teslim durumu.
- Hatanın fark edildiği zaman.
- Haberdar edilen sorumlu ve sonraki işlem.
Bu kayıtta gereksiz kişisel bilgiyi çoğaltmayın. Asıl belgeyi herkesin eriştiği ekip sohbetine göndermek, ilk hatanın etkisini artırabilir. Gerekiyorsa kısıtlı erişimle ilgili kişiye aktarın.
Teknik destek ile içerik değerlendirmesini ayırın
Sağlayıcıya hangi teknik kaydın görüldüğünü ve hangi işlem seçeneklerinin bulunduğunu sorabilirsiniz. Belgenin etkisi, muhatapla yapılacak iletişim veya kişisel veri değerlendirmesi ise başka bir inceleme gerektirebilir. Destek yanıtını bütün hukuki sonuçların çözüldüğü şeklinde yorumlamayın.
Kişisel veri içeren yanlış paylaşımda olayın niteliğine göre değerlendirme yapılır. Her durum için aynı süre veya aynı bildirim sonucu söylemek doğru olmaz. Yanlış alıcıya veri gönderilmesine ilişkin değerlendirme örneği, alıcı kontrolünün veri güvenliği açısından önemini gösterir.
Düzeltme gönderisini açıkça tanımlayın
Doğru muhataba yeni ileti gerekiyorsa bunun ayrı bir işlem olduğunu kaydedin. Yeni gönderi, önceki işlemi kendiliğinden silmez. Düzeltilen belge veya metin için açık sürüm ve referans kullanın; olayın geçmişini değiştirmeyin.
İletiyi hesabımdan silmek alıcıdaki kaydı da siler mi?
Böyle bir sonuç varsaymayın. Kendi görünümünüzdeki silme işlemiyle önceki gönderinin sistem ve muhatap kayıtları farklıdır.
Yanlış adresi adres defterinde nasıl düzeltmeliyim?
Güncel adresi güvenilir kaynaktan doğrulayın, eski kaydı işaretleyin ve değişikliğin ekibe yansıdığını kontrol edin.
Temel KEP sorularını inceleyin. Yeni hesap gereksiniminiz varsa KEP seçeneklerine geçin.