KEP gönderisindeki ek dosyanın adını, belgenin konusu ve sürümünü anlaşılır kılacak şekilde düzenleyin. İletiye eklenen dosyayı son kez açıp kontrol etmek, sadece dosya adına güvenmekten daha sağlıklıdır. İmza taşıyan dosyanın içeriğini veya biçimini gelişigüzel değiştirmeyin.
Dosya adı içinde gerekli bilgiye yer verin
Kısa bir düzen kullanabilirsiniz: tarih, konu, sürüm. Örneğin “2026-10-10_teslim-listesi_v2.pdf” bir iş dosyasını ayırt etmeye yardımcı olur. Bu yalnızca örnek bir isimlendirmedir; sağlayıcıya ait zorunlu biçim değildir. Dosya adında kimlik numarası veya gereksiz özel bilgi kullanmayın.
“Son”, “son-son” veya “yeni” gibi belirsiz isimler, ekip içinde hangi sürümün onaylandığını göstermeyebilir. İki dosyanın adı farklı ama içeriği aynıysa veya adı aynı ama içeriği farklıysa, gönderim öncesi kontrol daha da önem kazanır.
Son onaylı sürümü ayrı tutun
Çalışma dosyaları ile gönderime hazır dosyaları farklı klasörlerde düzenleyin. Gönderim klasörüne yalnızca onaylı belgeleri koyun. Belge yeniden düzenlenirse eski sürümü sessizce değiştirmek yerine yeni sürümü açıkça işaretleyin.
İleti metninde belge adı, tarih ve varsa referans numarasını belirtin. Böylece alıcı hangi dosyanın hangi işlemle ilgili olduğunu anlayabilir. Birden fazla ek varsa kısa bir ek listesi kullanın; belge sayısıyla listedeki sayının eşleştiğini kontrol edin.
Dosya küçültürken içeriği koruyun
Taranmış belgenin boyutunu düşürmek okunaklılığı bozmamalıdır. İmza, mühür veya metin alanının okunamaz hale geldiği bir dosya sırf daha küçük diye tercih edilmemelidir. Elektronik imzalı belgeyi dönüştürmek veya yeniden kaydetmek imza doğrulamasını etkileyebilir; gerekiyorsa belgenin uygun aslını koruyun.
Gönderim boyut sınırını sağlayıcıdan öğrenin. Tarifede imzalanmış paket büyüklüğü dikkate alınabiliyorsa, bilgisayardaki eklerin toplamı tek başına yeterli ölçüt olmayabilir. Paket boyutu açıklaması
Büyük belgeyi nasıl ele almalısınız?
Önce sağlayıcının kabul ettiği yöntemi ve muhatabın işlem koşullarını kontrol edin. Belgeleri rastgele bölmek veya dış dosya bağlantısına taşımak, içeriğin KEP kapsamında nasıl sunulduğunu değiştirebilir. Dış bağlantının ileride çalışacağını veya aynı dosyayı göstereceğini varsaymayın.
Sıkıştırılmış dosya her durumda uygun mudur?
Dosya türü, güvenlik ve muhatap kabul koşullarını öğrenin. Teknik olarak eklenebilmesi, işlem için kabul edildiğini tek başına göstermez.
Yanlış sürüm gönderildiyse eski dosyayı düzenleyebilir miyim?
Kendi klasörünüzdeki dosyayı değiştirmek geçmiş gönderinin içeriğini değiştirmez. Düzeltme işlemini ayrıca planlayın.
İlk gönderim düzeninizi kurarken başvuru ve kullanım rehberine bakabilir, hesap ihtiyacınız için KEP seçeneklerini inceleyebilirsiniz.