KEP hesabını kapatmadan önce açık işlerinizi, kayıt erişimini ve adresinizi kullanan muhatapları değerlendirin. Kapatma talebinin verilmesi ile bütün kayıtların silinmesi aynı şey değildir. Sağlayıcının kimlik doğrulama, erişim ve kapatma koşullarını öğrenin.
Hesap hâlâ hangi işlemlerde kullanılıyor?
İnternet sitenizde, sözleşmelerde, başvuru ekranlarında ve iş ortağı kayıtlarında adresinizi arayın. Aktif bir işlem bu adres üzerinden devam ediyorsa hesabın kapatılması yeni ileti akışını etkileyebilir. Kapatma kararını yalnızca son aylarda az kullanılmış olmasına dayandırmayın.
Kurumsal hesapta hangi birimlerin adresi kullandığını ayrıca kontrol edin. Tek bir çalışanın “artık ihtiyaç yok” demesi, başka bir iş birimindeki açık kaydı göstermeyebilir. İşlem sorumlularını kısa bir listeyle belirleyin.
Kayıt dışa aktarımını kontrol edin
İleti, ekler ve ilgili delil kayıtlarının nasıl alınacağını sağlayıcıdan öğrenin. İndirdiğiniz dosyaların açıldığını ve doğru işlemle eşleştiğini kontrol edin. Yalnızca ekran görüntüsü bulunan bir klasörü tam arşiv kabul etmeyin.
Kapatma sonrasındaki hesap erişimi ve sağlayıcı arşivi düzenlemede farklı başlıklarla ele alınır. Hesabın kullanıma kapatılması düzenlemesi üzerinden genel çerçeveyi inceleyin; kendi sözleşmenizde uygulanacak işlem ve erişim koşullarını doğrulayın.
Talep öncesi kontrol listesi
- Bekleyen gönderi veya işlem var mı?
- Gerekli kayıtlar dışa aktarıldı ve kontrol edildi mi?
- Adresi kullanan muhataplar ve iç birimler belirlendi mi?
- Yeni bir adres kullanılacaksa geçiş hazır mı?
- Talep edecek kişinin yetkisi uygun mu?
- Ücret, yenileme ve ek hizmet koşulları okundu mu?
Ek saklama veya başka hizmetler bulunuyorsa kapatma kararının bunlara etkisini ayrıca öğrenin. Hizmetin farklı dönemlere ait ücretleri için otomatik iade veya bakiye aktarımı beklemeyin; yazılı koşulları esas alın.
Talebin sonucunu doğrulayın
Destek kaydı açılması, kapatma işleminin tamamlandığını tek başına göstermez. Sağlayıcının doğrulanmış sonuç kaydını saklayın. Kurum içindeki adres listelerinde de kullanım durumunu güncelleyin; eski adresi aktifmiş gibi sunmaya devam etmeyin.
Kapatılan adresi başka birine devredebilir miyim?
KEP hesabını normal iletişim adresi gibi devretme varsayımı kurmayın. Hesap kimliği ve adres tahsisi kuralları ayrıca uygulanır.
Kapatma bütün eski kayıtları siler mi?
Böyle bir sonuç kabul etmeyin. Hesap kullanımı, erişim ve arşivleme farklı düzenlemelere tabidir.
Yeni hesapla devam edecekseniz KEP seçeneklerini inceleyin. Genel hesap soruları için SSS rehberine geçin.