KEP sağlayıcısını değiştirmeyi düşünüyorsanız, ilk sorunuz adresin hangi koşullarda kullanılmaya devam edeceği olmalıdır. Yeni sağlayıcıya başvurmak, eski adresin otomatik olarak aynı biçimde taşınacağı anlamına gelmez. Adres yapısı ve hesap tahsisi koşullarını iki tarafta da doğrulayın.

Önce geçişin kapsamını belirleyin

Yeni bir hesap mı açıyorsunuz, mevcut hizmetinizi yenilemiyor musunuz, yoksa sağlayıcı tarafından bildirilen özel bir süreç mi var? Bu durumları birbirine karıştırmayın. Kullanıcının kendi tercihiyle yeni hesap alması ile sağlayıcının faaliyetine ilişkin resmi süreçler farklıdır.

KEP adreslerine ilişkin düzenleme, adres yapısının ayrı kurallara bağlı olduğunu gösterir. Kendi hesabınızın taşınabilirliğini yalnızca adresin görünen adına bakarak değerlendirmeyin.

Yeni hesap hazır olmadan eski akışı sonlandırmayın

Yeni hesabın kimliği, erişimi ve gerekli kullanım koşulları doğrulanmalıdır. Aynı zamanda eski hesapta bekleyen işlerin, kayıtların ve bildirilen adreslerin listesi çıkarılmalıdır. Kapatma zamanını bu geçiş planıyla birlikte ele alın.

Bir geçiş çizelgesinde “eski adres, yeni adres, kullanılacak başlangıç, güncellenecek muhatap, güncelleme sonucu” alanları bulunabilir. Kesinleşmemiş bir yeni adresi müşteri ve kurum kayıtlarına yaymayın.

Adresin bulunduğu yerleri tarayın

  • İnternet sitesi ve şirket bilgi belgeleri.
  • İş ortağı ve tedarikçi kayıtları.
  • Devam eden başvuru veya sözleşme süreçleri.
  • E-posta imzaları ve iç adres defterleri.
  • Hesap takibi ve arşiv referansları.

Her kaydı güncelledikten sonra sonucu kontrol edin. Mesaj gönderilmiş olması, muhatabın kendi kayıtlarını değiştirdiğini kanıtlamaz. Önemli işlerde güncellemenin hangi tarihte uygulandığını öğrenin.

Eski kayıtları yeni hesapta varmış gibi sunmayın

Önceki sağlayıcıdan alınan ileti ve delil dosyalarını kendi iş dosyalarıyla birlikte koruyun. Yeni hesap açıldığında geçmiş içeriklerin otomatik taşınacağını varsaymayın. Dışa aktarım veya aktarım hizmeti varsa kapsamını ve doğrulama yöntemini öğrenin.

Geçiş döneminde iki hesap bulunması mümkündür; birden fazla hesap alınabildiğine ilişkin genel kullanım açıklamasını inceleyebilirsiniz. Bu imkânın bulunması, her işletmede iki hesabın gerekli olduğunu göstermez. Kontrol sorumluluğu ve maliyetler de planlanmalıdır.

Eski adresi yeni sağlayıcıda aynı şekilde açabilir miyim?

Adın benzer olması adresin aynı olduğu anlamına gelmez. Tam adresi ve tahsis koşullarını sağlayıcıdan teyit edin.

Eski hesabı hemen kapatmak doğru mu?

Yeni kullanım, açık işler ve kayıt erişimi doğrulanmadan otomatik bir kapatma kararı vermeyin.

Yeni hesap kapsamı için KEP paket seçeneklerini, hazırlık için başvuru rehberini inceleyin.