E-ticaret işletmesine KEP üzerinden gelen müşteri yazışmasını, ilgili sipariş ve işlem dosyasıyla eşleştirin. Yazışmanın hangi konuda olduğunu, kimin değerlendireceğini ve kayıtların nerede korunacağını belirleyin. KEP kullanılması, müşteri talebinin sonucunu otomatik olarak belirlemez.
Önce sipariş ilişkisini doğrulayın
Gelen belgede sipariş numarası veya tarih bulunuyorsa işletme kaydıyla karşılaştırın. Aynı isimli müşterilerin dosyalarını karıştırmayın. Bilgi yetersizse uygun kanaldan netleştirme yapın; belgenin geldiği hesabı tek başına bütün işlem ayrıntılarının doğrulandığı kabul etmeyin.
Müşterinin yazışmasıyla sisteminizdeki sipariş kaydı arasında referans oluşturun. Talep metnini gereksiz şekilde farklı uygulamalara çoğaltmak yerine asıl belgeye kontrollü erişim sağlayın. Böylece ekip hangi sürümün esas alındığını görebilir.
İş türüne göre sorumlu belirleyin
Ürün bilgisi, teslimat, fatura veya başka bir talep farklı birimlere yönlenebilir. Her kaydı bütün ekibe göndermek yerine değerlendirecek kişiyi seçin. Taleple ilgili işlem kurallarının ve sürelerinin değerlendirilmesi gerektiğinde uygun uzmanı sürece dahil edin.
Bu yazı iade, cayma veya hukuki ihtar süresi belirlemez. KEP adresinin bulunması, başka zorunlu başvuru kanalını ortadan kaldırdığı anlamına da gelmez. İlgili talebin niteliğine ve uygulanacak koşullara göre işlem yapılmalıdır.
Kişisel bilgi için paylaşım sınırı kurun
Sipariş belgelerinde adres, telefon ve ödeme bağlantılı bilgiler bulunabilir. KEP belgesini iç eğitim, satış veya pazarlama örneği olarak kullanmak için işlem kaydının mevcut olması yeterli değildir. Veri işlemenin amaçla bağlantılı ve ölçülü olması gerekir. Genel veri işleme ilkeleri açıklaması
Görev dışında erişim de ayrıca yönetilmelidir. Veri güvenliği yükümlülükleri kaynağı, alınacak teknik ve idari tedbirlerin birlikte değerlendirilmesine işaret eder. İç iş listesinde müşteri belgesinin tamamı yerine gerekli referans alanlarını kullanabilirsiniz.
Yanıtın kaydını aynı dosyada tutun
Hangi talebe hangi yanıtın verildiği açık olmalıdır. KEP üzerinden yanıt gerekiyorsa doğru muhatap, son onaylı metin ve uygun gönderim koşulları kontrol edilir. Yanıt başka kanalla yürütüldüyse bunu iş dosyasında ayırt edin; farklı kanallardaki kayıtları tek gönderi gibi sunmayın.
KEP ile gelen her müşteri talebi kabul edilmiş mi sayılır?
Hayır. Teslim kaydı ve talebin değerlendirme sonucu ayrı konulardır.
Müşteri belgesini bütün satış ekibine göndermeli miyim?
İş görevi için gerekli kişileri belirleyin; gereksiz erişim ve kopyalamayı azaltın.
İşletmeniz için KEP paket seçeneklerini inceleyin. Kurumsal hazırlık adımları başvuru rehberinde yer alır.