Mevcut standart e-posta adresiniz kendiliğinden KEP adresi olmaz. KEP yazışması için ayrı bir KEP hesabı gerekir; standart e-posta ile KEP sistemi arasında normal e-posta gönderir gibi ileti alışverişi yapılamaz. KEP kullanım açıklaması

Adres görünümüne bakarak karar vermeyin

Bir adresin içinde şirket adının bulunması, o adresin KEP hesabı olduğunu göstermez. Kurumsal e-posta, şirketin alan adı altında çalışan gündelik iletişim adresidir. KEP hesabını ise hizmet sağlayıcının kayıtlı hesabı ve kullanım ekranıyla birlikte değerlendirmelisiniz. E-posta imzanızda iki adresin bulunması da bu iki sistemi birleştirmez.

Bir tedarikçiden belge göndermeniz istendiğinde önce talebin tam metnini okuyun. “E-posta ile gönderin” ve “KEP adresimize iletin” farklı işlem talimatlarıdır. Talepte KEP yazıyorsa, standart e-posta uygulamasında alıcı alanına bir KEP adresi yapıştırmak doğru işlem kanalını oluşturmaz.

İletişim bilgilerinizi iki ayrı alanla düzenleyin

Web sitenizde, teklif formunuzda ve şirket bilgi belgenizde standart e-posta ile KEP adresini ayrı etiketleyin. “Genel iletişim” gündelik sorular için; “KEP adresi” ise ilgili kayıtlı yazışmalar için kullanılabilir. İki adresi aynı satırda etiketsiz göstermek, muhatabın yanlış kanala yönelmesine neden olabilir.

Kurum içindeki adres defterinde de aynı ayrımı koruyun. Muhatabın adı, adresin türü, doğrulama tarihi ve adresi doğrulayan kişi için alan açın. Çalışanın e-posta adresi ile şirketin KEP adresini aynı kayıt altında birbirinin alternatifi gibi saklamayın.

İlk gönderimden önce üç kontrol

  1. Talep edilen kanalın KEP olduğundan emin olun.
  2. Muhatabın KEP adresini güncel ve güvenilir kaynaktan doğrulayın.
  3. Gönderimi KEP hesabınızın uygun gönderim arayüzünden hazırlayın.

Örnek olarak bir işletme satın alma birimine ürün kataloğunu standart e-postayla, kayıtlı belgeyi ise ayrıca KEP üzerinden iletebilir. Burada ikinci işlem birincinin otomatik dönüşümü değildir. Hangi belgenin hangi kanalla kabul edildiğini muhatap belirler; işlemin özel koşulları ayrıca değerlendirilir.

KEP adresimi normal e-posta imzama yazabilir miyim?

İletişim bilgisi olarak ayrı etiketle gösterebilirsiniz. Bu işlem standart e-posta hesabınıza KEP gönderme özelliği kazandırmaz.

Bildirim e-postası KEP iletisinin kendisi midir?

Bir bildirim ile asıl kayıtlı iletiyi aynı şey saymayın. Belgenin durumunu KEP hesabınızdaki kayıt üzerinden kontrol edin.

Hizmetleri ilk kez ayırıyorsanız KEP temel rehberini inceleyin. Kendi hesabınız için seçenekleri değerlendirmek üzere KEP paket ve başvuru sayfasına geçebilirsiniz.