Şirket unvanı değiştiğinde KEP hesabının kayıtlı bilgilerini ve adresin paylaşıldığı yerleri birlikte kontrol edin. Yeni unvanın hesap ekranına kendiliğinden yansıyacağını veya mutlaka yeni adres gerekeceğini varsaymayın. Güncelleme koşullarını sağlayıcınızdan öğrenin.
Değişikliğin niteliğini doğru açıklayın
Sadece ticari unvan mı değişti, temsil bilgisi mi yenilendi, yoksa farklı bir hukuki yapı mı oluştu? Bu durumları tek bir “bilgi düzeltme” talebi altında belirsiz bırakmayın. Sağlayıcıya doğrulanmış şirket kaydı ve değişikliğin kapsamını açıklayın.
Hesap bilgilerindeki değişikliklerin sağlayıcıya bildirilmesi düzenlemede ele alınır. Hesap sahibi yükümlülükleri kaynağı üzerinden genel çerçeveyi inceleyebilirsiniz. Gereken belge ve işlem sonucunu sağlayıcının güncel süreci belirler; bu yazı birleşme veya devir işlemleri için kesin sonuç vermez.
İç ve dış kayıtları ayrı kontrol edin
Şirket bilgi dosyasında unvan güncellenmiş olabilir, ancak e-posta imzası, internet sitesi veya tedarikçi kaydı eski bilgiyi gösterebilir. KEP adresinin hangi adla paylaşıldığını listeleyin. Yeni bilgi yayımlanırken hesap sahibinin doğrulanmış kaydıyla tutarlı olmasına dikkat edin.
Adres değişmemişse bunu muhataplara açıkça belirtmek faydalı olabilir. Adres değişmişse geçiş planı ve eski adresin kullanım durumu ayrıca değerlendirilmelidir. Yeni bir şirket logosu veya markası kullanılması hesap sahibini değiştirdiğini otomatik göstermez.
Güncelleme dosyasında bulunması gerekenler
- Değişikliğin resmi kaydı ve tarihi.
- Sağlayıcının istediği güncel şirket belgeleri.
- Hesap ve işlem yetkilisi bilgileri.
- Yapılan güncellemenin doğrulanmış sonucu.
- Adresin paylaşıldığı kanal ve kayıt listesi.
Belge numarası veya kişisel bilgi içeren kayıtları herkesin eriştiği takip tablosuna taşımayın. Takip tablosunda dosya referansı bulunması yeterli olabilir. Asıl belgeleri uygun erişim sınırıyla saklayın.
Geçmiş iletiyi değiştirmeye çalışmayın
Unvan güncellemesi geçmiş gönderilerdeki şirket bilgisini geriye dönük düzenlemek anlamına gelmez. Önceki kayıtların hangi döneme ait olduğu açık kalmalıdır. Geçmiş belgeyi yeni unvanla yeniden üretip eski aslın yerine koymak kayıt düzenini bozar.
Unvan değişince KEP adresi mutlaka değişir mi?
Her durum için böyle bir sonuç verilemez. Adres yapısı, hesap kimliği ve sağlayıcı işlemi birlikte değerlendirilir.
Muhatapları ne zaman bilgilendirmeliyim?
Doğrulanmış güncelleme sonucuna göre planlayın. Adres veya hesap durumu kesinleşmeden belirsiz yeni bilgi paylaşmayın.
Kurumsal bilgi hazırlığı için başvuru rehberini inceleyin. Yeni hesap gerekiyorsa KEP seçeneklerine geçin.