Bir tedarik teklifini KEP ile göndermeden önce, muhatabın bu kanalı kabul ettiğini ve teklif için belirlediği koşulları doğrulayın. Kayıtlı gönderim yapabilmek, teklifin biçim ve değerlendirme şartlarını kendiliğinden karşılamak anlamına gelmez.
Talep metnindeki kanal şartını okuyun
Teklifler belirli bir portal, e-posta adresi, KEP hesabı veya başka kanaldan istenebilir. Talepte özel yöntem varsa yalnızca sizin için kolay olan kanalı seçmeyin. KEP üzerinden belge gönderiminin kullanım alanları arasında ticari yazışmalar bulunur; bu genel imkân her teklif sürecinin özel şartını değiştirmez. KEP kullanım alanları açıklaması
Bu yazı kamu ihalesi veya özel bir resmi başvuru platformunun yerine KEP kullanılabileceğini ileri sürmez. Böyle bir işlemde ilgili kılavuz ve şartname ayrıca esas alınmalıdır.
Belgenin kapsamını tek yerde toplayın
Teklif tarihi, geçerlilik koşulu, ürün veya hizmet kapsamı ve ekler birbiriyle uyumlu olmalıdır. İleti metnindeki tutarla ek belgedeki tutarın farklı olması, kayıtlı gönderimle giderilmiş olmaz. Dosyalar arasındaki çelişkiyi göndermeden önce çözün.
Fiyatlandırma ve teslim koşulları değiştiyse son onaylı sürümü kullanın. Muhataba daha önce paylaşılan taslak varsa yeni belgenin neyi değiştirdiğini açıkça belirtin. “Son teklif” gibi belirsiz bir ad yerine sürüm veya referans kullanmak takip sağlar.
Gönderim öncesi teklif kontrolü
- Kabul edilen gönderim kanalı doğrulandı mı?
- Tam muhatap adresi ve şirket kimliği doğru mu?
- Belge doğru temsil ve onayla hazırlandı mı?
- Metin, tutar ve ekler tutarlı mı?
- İstenen dosya türü ve adlandırma koşulları karşılandı mı?
- İşleme özgü zaman koşulları değerlendirildi mi?
- Sonucu takip edecek sorumlu belirlendi mi?
Süreye bağlı bir teklif varsa son dakikada teknik erişim kontrolü yapmayın. Gönderim, teslim ve değerlendirme aşamalarını aynı olay gibi kabul etmeyin. Hangi zaman kaydının önemli olduğunu ilgili süreç koşullarından öğrenin.
Teslimi ticari kabulden ayırın
Muhataba ulaşan teklif, içeriğin onaylandığını otomatik göstermez. Teklifin yanıtı, siparişin oluşması ve sözleşmenin kurulması başka işlemlerdir. Takip tablosunda “gönderildi”, “durum kontrol edildi” ve “yanıt geldi” aşamalarını ayırın.
Teklifi KEP ile göndermek diğer kabul koşullarını kaldırır mı?
Hayır. Muhatabın belirlediği biçim, yetki ve işlem şartları ayrıca karşılanmalıdır.
Aynı belgeyi farklı kanallardan da gönderebilir miyim?
Muhatabın koşullarını kontrol edin. Birden fazla gönderimde hangi sürüm ve kaydın esas alındığını açıkça belirtin.
Kurumsal hesap hazırlığı için başvuru rehberini, hesap ihtiyacı için KEP seçeneklerini inceleyin.